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Betrieb von ERP-Systemen: Open Source ERP-Systeme

Open Source als kostengünstige Alternative zur Standard-/Branchenlösung?

Die Einführung und der Betrieb eines ERP-Systems sind teuer. Aber mit der Wahl des richtigen Systems, angepasst an das eigene Unternehmen, kann Dieses entscheidende Wettbewerbsvorteile sichern. Neben den „klassischen“ ERP-Lösungen existieren auf dem Markt auch Open Source-Angebote, die in der Regel zuerst einmal kostenlos sind und somit für verschiedene Anwender verlockend klingen. Doch was steckt hinter einem Open Source-ERP-System und worauf muss man sich einstellen?

Welchen Umfang bietet die Software?

Spricht man von Open Source, kann man allgemein von einer meist kostenfreien Software ausgehen, die im Quellcode durch Dritte teilweise anpassbar ist. Dieser Grundannahme sollte man sich bewusst sein, wenn man über die Einführung nachdenkt.

Es gibt etliche Anbieter von Open Source-ERP-Lösungen und alle unterscheiden sich in ihrem Umfang. In der Regel bekommt man nach der Installation ein „leeres“ ERP-System. Das bedeutet es gibt kein spezielles Customizing, geschweige denn fertige Module. Diese sind meist per Kauf oder monatlicher Miete erwerbbar und müssen anschließend installiert und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Teilweise bieten die Systeme die Möglichkeit selbst Felder zu definieren und die Prozesse abzubilden. Hiervon ist abzuraten, wenn das Prozessverständnis und vor allem das Wissen über Logiken in einem ERP-System fehlen. Die Anpassung des Systems wird dann sehr lange Zeit in Anspruch nehmen und unzulänglich an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst sein. Für diese Fälle bieten eine Vielzahl der Anbieter Anpassungsverträge, in denen erfahrene Berater des ERP-Systems die Anpassung und Einrichtung für das eigene Unternehmen vornehmen.

IT-Know-how als Maßgabe

Die Einführung und der Betrieb von Open Source-Systemen liegt, anders als bei herkömmlichen Lösungen, beim Unternehmen selbst. Sowohl die initiale Einrichtung des Systems auf einem Server und die Client-Installation müssen selbst vorgenommen werden. Diese Aufgabe gestaltet sich bei manchem Angeboten leichter, manchmal scheint die Installation, auch mit entsprechendem IT-Know-how, schier unmöglich. Auch die Dokumentation ist bei dieser Herausforderung nicht unschuldig. Hier findet man sehr unterschiedliche Dokumentationsstände bei den Open Source Systemen.  Manche Anbieter unterstützen deshalb auch bei Installation und Wartung des Systems, sofern das Unternehmen bereit ist, diese Dienstleistung zu zahlen. Nachdem auch diese Hürde überwunden ist, müssen Mandanten angelegt und ein Rollen-Rechte-Konzept erarbeitet und umgesetzt werden. Ist dieser Punkt auch abgeschlossen, kann das ERP-System in Betrieb genommen werden. Manche Open Source-Systeme bieten bereits vorgefertigte Schnittstellen zu gängigen Anwendungen (bspw. Lohnbuchhaltung), andere Systeme setzen auf offenen Programmcode und die Schnittstellen müssen selbst programmiert werden. Neben dem Betrieb des ERP-Systems ist auf die funktionierende IT-Landschaft in ihrer Gesamtheit zu achten. So müssen die Wartung des Servers, die Anbindung anderer Systeme und die zu garantierende Verfügbarkeit gesichert sein, um das Tagesgeschäft reibungslos abwickeln zu können.    

Unterschiede zwischen Open Source-Lösungen

Die Anbieter von Open Source-ERP-Systemen unterscheiden sich vorwiegend in deren Unterstützungsleistung. Es gibt Anbieter, die eigene Berater haben und von der Installation, über die Einführung bis hin zur Wartung begleiten. Andere Anbieter setzen neben den nötigen Dateien zum Installieren des Systems auf eine Dokumentation, die Umfang, Schnittstellen, die Installation und erste Schritte beschreibt, und stellen eine Community-Plattform zur Verfügung. An dieser Stelle ist es ratsam, sofern man sich für ein Open Source-System entscheidet, sicherzustellen, dass man Unterstützung (nicht) benötigt. Je nach Entscheidung scheiden bereits einige Systeme bei der Wahl des passenden Anbieters aus. Die Anbieter oder open Source Community sollte aber immer in der Lage sein, die Weiterentwicklung des Systems sicherzustellen, so dass ein Unternehmen auch Updates und neue Funktionen erhält. Bei ERP-Systemen gehen wir immer von einer Laufzeit > 10 Jahre aus.

Fazit

Auch Open Source-ERP-Systeme kommen nicht ganz ohne Kosten aus. Entscheidet man sich für eine solche Lösung, fallen sowohl Kosten für den Auf- /Ausbau der eigenen IT-Landschaft als auch für den Kauf verschiedener Module an. Möchte man die Installation und Anpassung des Systems nicht selbst vornehmen oder hat keine personellen Kapazitäten, müssen, wie bei herkömmlichen System-Einführungen, Berater des jeweiligen Anbieters bei der Einführung unterstützen.
Lediglich, wenn man selbst die Einführung und den Betrieb solch einer Software vornimmt, fallen keine externen Kosten an. Unternehmen, die diese Option in Erwägung ziehen, sollten sich sicher fühlen im Umgang mit Geschäftsprozessen, ERP-Logiken und über genügend (IT-) Know-how verfügen. Andernfalls ist die Einführung jener ERP-Lösung nicht sinnvoll und kann zum Wettbewerbsverlust führen.