Erschienen am:

Dem ERP-Anbieter auf den Zahn fühlen

Die Qual der Wahl

Um ein ERP-System guten Gewissens auswählen zu können, sollten Unternehmen vorerst mehrere Anbieter in Betracht ziehen, bevor sie sich für ein System entscheiden. Schließlich bildet ein ERP-System die Grundlage für ein erfolgreiches Unternehmen. Hierbei empfehlen wir vor der Entscheidung mit einem Anbieter in Workshops zu gehen, maximal 4 Anbieter einzuladen und deren Systeme genauer unter die Lupe zu nehmen. Oft zeigt sich schon an dieser Stelle, ob Kunde und Anbieter auf einer Wellenlänge sind und ein ähnliches Verständnis von den Problemen des Kunden besitzen.  

Nach der Marktrecherche folgt die Anbieterpräsentation

Bevor wir über die Anbieterpräsentation sprechen, hilft es zum besseren Verständnis diese zeitlich im ERP-Auswahlprozess einzuordnen. Sofern Sie sich für ein neues ERP-System entscheiden, sollten Sie sich zunächst über Ihre Ziele bewusst sein – was wollen Sie mit einem neuen ERP-System erreichen? Anhand dieser Ziele ermitteln Sie anschließend Anforderungen an die neue Software und führen eine Marktrecherche durch. Hierfür empfiehlt es sich Anforderungen zu definieren, die speziell für Ihr Unternehmen relevant sind, da sich in der Regel die meisten ERP-Systeme in ihrer Grundfunktionalität nicht wesentlich voneinander unterscheiden und in Ihrem Auswahlprozess nur eine untergeordnete Rolle spielen sollten. Ein Bauunternehmen könnte beispielsweise ein umfangreiches Projekttool benötigen und muss verschiedene Kostenträger diesem Projekt zuordnen und ein Supply Chain Management abbilden können – an dieser Stelle können herkömmliche Standard-ERP-Systeme an ihre Grenzen kommen und eine Branchenlösung ist vorzuziehen. Während der Marktrecherche sollten Sie sich nun für zwei bis drei, maximal vier Anbieter entscheiden, die Sie sich genauer anschauen wollen und von denen Sie die Software präsentiert bekommen möchten. 

Die Anbieterpräsentation

Nachdem Sie nun Termine mit Anbietern zur Vorstellung derer Systeme vereinbart haben, sollten diese auch entsprechend vorbereitet werden. Aus unserer Erfahrung neigen Anbieter dazu, viel Zeit mit einer Unternehmensvorstellung zu verbringen und anschließend das System anhand von PowerPoint-Folien vorzustellen. Dieser Ansatz stößt oft auf Unmut, da das System nicht in Echtzeit bedient wird und so für Sie nicht nachvollziehbar ist. Klären Sie also vor der Anbieterpräsentation den Ablauf und legen Sie einen zeitlichen Rahmen fest, in dessen der Anbieter die Möglichkeit hat, seine Software zu präsentieren. Dabei ist eine Unternehmensvorstellung definitiv wünschenswert, sollte aber nicht länger als 10-15 Minuten in Anspruch nehmen. Anschließend kann der Anbieter sein System vorstellen. Für ein besseres Verständnis und auch die Vergleichbarkeit verschiedener Anbieter ist es sinnvoll im Vorfeld Szenarien festzulegen, die Ihre wesentlichen Kerngeschäftsprozesse widerspiegeln. Fokussierung ist hier das Stichwort: Konzentrieren Sie sich auf die Knackpunkte in ihren Prozessen. Wo sehen Sie mit ihrer aktuellen Lösung die meisten Probleme oder welche Arbeitsschritte zeichnen Sie aus? Wo sind Ihre Wettbewerbsvorteile? Diese Prozesse sollten Sie in Form von Szenarien mit Beispieldaten den ausgewählten ERP-Anbietern übergeben. So können Sie, aber auch der Anbieter bereits frühzeitig sehen, ob die Software zu Ihrem Unternehmen passt oder ob größerer Anpassungsaufwand betrieben werden muss. Die erstellten Szenarien können dann nach der Unternehmensvorstellung den zeitlichen Rahmen der Präsentation bilden und vom Anbieter anhand des Systems gezeigt werden.  

Informationsüberfluss vermeiden

Seien Sie sich bewusst, dass eine Anbieterpräsentation nicht dazu geeignet ist, detailliert über die Umsetzung eines Einführungsprojekts zu sprechen, sondern in erster Linie zum Kennenlernen des Anbieters und des ERP-Systems dient. Konfrontieren Sie den Anbieter daher im ersten Schritt nicht mit verschiedensten Berichten, Dokumenten oder langen Anforderungslisten, sondern konzentrieren Sie sich aufs Wesentliche.  

Ratsam ist auch, nicht mehr als maximal 4 Anbieter einzuladen, denn die Komplexität steigt mit jeder Anbieterpräsentation. Die Entscheidung wird nicht einfacher je mehr Anbieter sie sehen. Aus der Erfahrung heraus weiß man nach der dritten Präsentation nicht mehr was einem an der ersten Präsentation gefallen hat. Wichtig hierbei ist, dass Sie einen Bewertungsbogen vorbereiten, den alle an der Entscheidung beteiligten Mitarbeitenden zeitnah nach der Präsentation ausfüllen sollten.