Der Key User

Die Rolle des Key Users ist für den Erfolg der Einführung eines neuen Systems und die spätere Akzeptanz bei den Mitarbeitern unabdingbar. Es lohnt sich daher gezielt Mitarbeiter für diese Aufgabe auszuwählen und freizustellen.

Der Key User sollte jemand sein, der Fachwissen aus den einzelnen Bereichen mitbringt, Erfahrung im Umgang mit Kunden, Prozessen, Produkten und Lieferanten sowie eine positive Einstellung zum Projektinhalt hat. Mit diesen Voraussetzungen kann die Person dann Bindeglied zwischen Fachabteilungen und Projektteam sein.

Denn auch im Projektteam übernimmt der Key User ebenfalls einen wichtige Aufgabe. So ist er Ansprechpartner für das Team bei fachlichen Fragen, bewertet Anforderungen an das System, klärt Zuständigkeiten und testet die Funktionalität des Systems aus Businesssicht. Die Rolle des Key Users wird während allen Phasen des Projektes benötigt.

Sobald das Implementierungsprojekt anläuft, fordert sich der Anbieter Informationen zu den konkreten Anforderungen vom Unternehmen und den Fachabteilungen ein. Oftmals haben die Mitarbeiter neben ihren alltäglichen Aufgaben jedoch keine Zeit sich noch intensiv in das Einführungsprojekt mit einzuklinken. Die Folge ist oftmals, dass Anbieter und Implementierer losgelöst von den Businessanforderungen das neue ERP-System konfigurieren, einrichten und entwickeln.

Das führt in der Folge häufig dazu, dass das neue ERP-System mit dem GO Live von den Mitarbeitern nicht angenommen wird oder wesentliche Umsetzungsbausteine, die den Mehrwert für den Mitarbeiter erkennen lassen, fehlen. Die Lösung für das Problem ist die gezielte Auswahl von ERP Key Usern, die vor, während und nach der Systemeinführung als Bindeglied zwischen den Fachabteilungen und dem Projektteam fungieren. Die wichtigste Aufgabe für den Key User ist es die Akzeptanz der Software zu fördern und auch nach der Einführung als Ansprechpartner zu fungieren.

Leider erfolgt die Auswahl der Key User oftmals spontan und ohne dass das Unternehmen die Rahmenbedingungen für den erfolgreichen Einsatz einer oder mehrerer Key User schafft. Oftmals ist es das erste Mal, dass Key User in einem IT-Projekt mitarbeiten. Um sich in ihren neuen Verantwortungsbereich, der mit diversen Herausforderungen gespikt ist, einzuarbeiten, dauert es mitunter länger. Viele Key User kennen ihren Verantwortungsbereich nicht, müssen mit zu viele Anforderungen von unterschiedlichen Seiten klar kommen und sind häufig nicht explizit freigestellt für diesen neuen Aufgabenbereich.

Dies führt häufig zu Unklarheiten, Frustrationen und kann sich negativ auf den Projektverlauf auswirken.

Damit dieser Umstand nicht bestehen bleibt, bietet Glasholz eine 2-tägige Online-Ausbildung für Key User an.

Die ERP Key User Ausbildung soll den Key User umfassend auf seine Aufgabe im Projekt vorbereiten, ihm das notwendige Fachwissen zur Software vermitteln, Tipps und Tricks zur Bewältigung von Herausforderungen geben sowie seine persönlichen Fähigkeiten und Charakterstärken hervorheben, damit er als Vermittler zwischen Fachabteilungen und Projektteam bestmöglich fungieren kann.

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