Key User Training – oft unterschätzt, aber zentral für den ERP-Erfolg? 

Die ERP-Einführung ist komplex, kostet Zeit und Geld. Unternehmen investieren nicht selten sechs- oder siebenstellige Beträge in ERP-Systeme und deren Einführung – und unterschätzen dabei doch eine zentrale Schnittstellenfunktion im Projekt: die Key User. 

Oftmals werden Key User ins Projekt “geworfen”, ohne genau zu wissen, welche Erwartungen an sie gestellt werden und welche Aufgaben und Verantwortungsbereiche zu ihnen gehören.  
Die IT erwartet von ihnen ein tiefes Systemverständnis während die Fachbereiche Prozessoptimierung und die Umsetzung der Anforderungen fordern. Die Anbieter erwarten fachlichen Input und eine zügige Einarbeitung ins System und die Geschäftsführung das man bitte versuchen sollte im Systemstandard zu bleiben. 
Und die Key User? Die kämpfen sich durch das Projekt ohne ein klares Rollenverständnis, methodische Grundlagen und Kenntnisse über projektbezogene Kommunikationsprozesse.  Das Ergebnis: viele Key User geraten schnell unter Druck und in die Überforderung – mit erheblichen Auswirkungen auf Projektlaufzeit, Budget und Nutzerakzeptanz.  

Das muss nicht sein. Key User können ein großer Hebel für den Projekterfolg sein und genau deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf das Thema Key User Training. In diesem Beitrag zeigen wir, warum die Investition in eine Key User Schulung nicht nur sinnvoll, sondern essenziell ist – und wie sie langfristig einen positiven ROI generiert. 

Strategische Bedeutung und Aufgabenprofil von Key Usern

Ausgebildete Key User sind enorm wichtig. Sie agieren als Bindeglied zwischen Fachabteilungen, IT-Abteilung und externen Berater*innen und Anbietern. Ihr Aufgabenprofil umfasst die strukturierte Anforderungsaufnahme, die Durchführung von Integrationstests, die Begleitung der Datenmigration sowie die Organisation und Durchführung von Anwenderschulungen. Darüber hinaus sind Key User als Kommunikationsschnittstelle verantwortlich für die Rückmeldung von Prozessanpassungen und wirken aktiv am Change Management mit. Um diese Rolle zielführend ausfüllen zu können, bedarf es methodischer, kommunikativer und systemischer Kompetenzen, die über die reine Fachlichkeit hinausgehen. Die wichtigste Aufgabe ist und bleibt jedoch die Steigerung der Akzeptanz des Systems in der Belegschaft, indem sie als interne Wissensträger und Multiplikatoren wirken. 

Eine Investition in die Ausbildung der Key User mag auf den ersten Blick wie ein zusätzlicher Kostenblock wirken. Gerade in angespannten Budgets fragen sich viele Projektverantwortliche: 

• "Können wir uns das überhaupt leisten?" 

• "Bringt das Training wirklich messbaren Nutzen?" 

• "Ist das nicht Aufgabe der ERP-Anbieter?" 

Doch genau hier lohnt sich ein Perspektivwechsel. Die betriebswirtschaftliche Rechtfertigung eines gezielten Trainings ergibt sich aus mehreren Perspektiven, denn durch das Training: 

• vermeiden Sie Frustrationen durch klares Erwartungsmanagement, 

• stärken Sie Ihre Mitarbeitenden in ihrer Rolle, 

• reduzieren Sie Fehler in der Systemnutzung, 

• reduzieren Sie die Abhängigkeit von externen ERP-Dienstleistern,  

• sparen Sie langfristig Zeit und Geld bei Nachschulungen und Support, 

• und sichern sich eine höhere Systemakzeptanz und Prozessqualität. 

Key User, die wissen, was sie tun, tragen messbar zum Projekterfolg bei. Sie unterstützen Kolleg*innen im Alltag, betreuen das ERP-System eigenständig und werden zur zentralen Anlaufstelle im Unternehmen. Das schafft nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit und Stabilität in Ihren Abläufen. 

Die Investition in ein strukturiertes Key User Training amortisiert sich in der Regel deshalb innerhalb kurzer Zeit, da Fehlerkosten, Projektverzögerungen und Schulungsbedarfe nachhaltig reduziert werden können.  

Risiken bei unzureichender Vorbereitung

Hingegen führen fehlende Schulungen der Key User häufig zu: 

• Unsicherheiten in der Rollenwahrnehmung, was zu Verzögerungen im Projektablauf führt 

• Ineffizienter Kommunikation zwischen Projektleitung, IT und Fachbereichen 

• Überlastung einzelner Personen, die zu erhöhtem Widerstand oder Projektfrustration führen kann 

• Geringerer Systemakzeptanz, da das ERP-System nicht anwendungsnah eingeführt wird 

Diese Risiken wirken sich nicht nur auf das operative Projektgeschehen aus, sondern auch auf die langfristige Nutzung und Akzeptanz des ERP-Systems.

Was unser Key User Training besonders macht 

Damit Key User ihre Rolle proaktiv ausfüllen können, vermitteln wir in unserem Key User Training das methodische Handwerkszeug, das sie im Laufe des Projekts benötigen. Teilnehmende entwickeln ein End-to-End-Prozessdenken für eine bessere Anforderungsdefinition und integrative Testfälle. Sie lernen, wie sie die Kommunikation zwischen den Beteiligten aktiv mitgestalten und wie sie mit Klarheit und Struktur zum Projekterfolg beitragen. 

Unser Training ist praxisnah, interaktiv und wird von erfahrenen ERP-Beraterinnen durchgeführt. Es richtet sich an Mitarbeitende, die im Rahmen der ERP-Einführung als Key User agieren sollen, sowie an Projektleiterinnen, die ihre Key User gezielter einbinden wollen. 

Themenschwerpunkte des Trainings: 

• Rolle und Verantwortung der Key User & anderen Projektbeteiligten 

• ERP-Software und deren Funktionen besser verstehen 

• Prozessaufnahme und Anforderungsdefinition 

• Projektkommunikation ins Unternehmen 

• Vorbereitung der Datenmigration 

• Erstellung und Durchführung von Testfällen 

• Aufbau von Anwenderschulungen 

• Unterstützung beim Go Live 

Im Gegensatz zu ERP-Anbieter-Schulungen, die meist auf die Technik des Systems fokussieren, vermitteln wir praxisnahe Methoden und Werkzeuge, die direkt im Projektalltag einsetzbar sind. Unsere Kombination aus theoretischem Input und konkreten Übungen bereitet Ihre Mitarbeitenden optimal auf ihre Rolle als Key User vor. 

Warum sich ein Key User Training rechnet 

Die Schulung von Key Usern ist kein "Nice to have", sondern ein betriebswirtschaftlich sinnvoller Hebel zur Risikominimierung und Effizienzsteigerung. Studien und Erfahrungsberichte zeigen: 

• ERP-Projekte mit geschulten Key Usern verlaufen strukturierter und bleiben deutlich häufiger im Zeit- und Budgetrahmen. 

• Die Zahl der kritischen Anwendungsfehler und Support-Anfragen sinkt. 

• Die Projektkommunikation verbessert sich, weil Key User als kompetente Schnittstelle zwischen IT und Fachbereich agieren. 

Gut ausgebildete Key User bringen langfristigen Mehrwert: Sie sichern den Wissenstransfer im Unternehmen, unterstützen Kolleg*innen nachhaltig und tragen zu einer kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen und Systemnutzung bei. 

Wer in seine Key User investiert, investiert in die Sicherheit des Projekts, in die Qualität der Umsetzung und in den langfristigen Unternehmenserfolg. 

Die Frage ist also nicht, ob Sie sich die Schulung leisten können – sondern ob Sie es sich leisten können, darauf zu verzichten. 

Interesse an unserem praxisorientierten Key User Training? Wir bieten das Format sowohl als Online-Veranstaltung als auch als individuelles Inhouse-Training für Ihr Unternehmen an. 

Jetzt anfragen und Ihre Key User stark machen!