KI in der ERP-Auswahl – Innovation oder überschätzter Trend? 

Kann Künstliche Intelligenz (KI) menschliche ERP-Berater tatsächlich ersetzen, oder bleibt sie lediglich ein ergänzendes Instrument?

Die fortschreitende Digitalisierung prägt Unternehmen und ihre Prozesse zunehmend – insbesondere auch den komplexen Prozess der ERP-Auswahl. Doch ist KI bereits heute so leistungsfähig, dass sie diesen vielschichtigen Auswahlprozess eigenständig übernehmen könnte? Oder bleibt die Erfahrung und Intuition eines menschlichen Beraters weiterhin unverzichtbar? Begeben wir uns gemeinsam auf eine gedankliche Reise durch den typischen ERP-Auswahlprozess und betrachten praxisnah, wo die KI glänzt und wo sie ihre Grenzen erreicht. 

Klarheit schaffen – Ziele definieren und Rahmen festlegen 

Schon zu Beginn des Prozesses kann KI wertvolle Unterstützung bieten. Stellen Sie sich vor, Ihre bestehende ERP-Software ist veraltet oder wichtige Funktionen fehlen. Eine KI erkennt solche Warnsignale automatisch und kann frühzeitig auf notwendige Veränderungen hinweisen. So spart sie wertvolle Zeit und vermeidet, dass wichtige Probleme übersehen werden. 

Dennoch ist dieser Schritt nicht ausschließlich von technischen Aspekten geprägt. Entscheidungen darüber, welche Ziele das Unternehmen langfristig verfolgen sollte oder welche strategischen Prioritäten gesetzt werden, benötigen menschliche Weitsicht. Ein erfahrener Berater, der mit Ihnen über die konkreten Zielsetzungen und Herausforderungen spricht, bleibt hier unverzichtbar. 

Verstehen und Strukturieren – Prozessanalyse und Anforderungsaufnahme 

In der Phase der Prozessanalyse punktet die KI besonders stark. Beispielsweise automatisiert sie das Transkribieren von Interviews und strukturiert die Ergebnisse in einer übersichtlichen Form. Stellen Sie sich vor, Interviews mit Mitarbeitenden werden automatisch erfasst, analysiert und zu detaillierten Prozessmodellen verarbeitet. Die Zeitersparnis wäre enorm. 

Auch direkt aus den ERP-Systemen heraus können automatisiert Prozessmodelle abgeleitet werden. Schon heute gibt es mit Technologien des Process Minings erste funktionierende Ansätze. In naher Zukunft könnte KI sogar eigenständig ganze Prozessmodelle erstellen. Doch trotz dieser Effizienz benötigt die KI vollständige und präzise Daten. Jeder Berater weiß, dass Interviews nicht immer klar und eindeutig verlaufen. Gerade hier ist es wichtig, menschlich nachzufragen, Unklarheiten auszuräumen und sicherzustellen, dass die erfassten Informationen korrekt interpretiert wurden. 

Überblick gewinnen – Marktscreening und Vorauswahl 

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Stärke von KI im Marktscreening: Stellen Sie sich vor, hunderte ERP-Anbieter verändern ständig ihr Leistungs- und Lösungportfolio. Eine KI erfasst diese Entwicklungen kontinuierlich und selektiert anhand spezifischer Anforderungen die geeignetsten Lösungen. Das spart Ihnen und Ihrem Unternehmen den enormen manuellen Rechercheaufwand. Jedoch scheitert KI an der Bewertung persönlicher Erfahrungen und an der Einschätzung zwischenmenschlicher Qualität der Anbieter. Erfahrungen wie Zuverlässigkeit und Kundenorientierung eines ERP-Anbieters können nur menschlich und durch direkte Interaktionen bewertet werden. 

Anbieter kennenlernen – Präsentationen und Workshops 

In der Vorbereitung und Auswertung von Anbieterpräsentationen unterstützt die KI, indem sie objektiv und standardisiert Vorschläge für den Ablauf anhand von Prozessszenarien erstellt und bei der Auswertung unterstützt. So entsteht Transparenz, und Entscheidungen werden klar nachvollziehbar. 

Doch denken Sie an Ihre letzte Anbieterpräsentation zurück: Oft entscheidet nicht allein die objektive Darstellung, sondern auch, ob man dem Anbieter vertraut, ob die Chemie stimmt und wie flexibel dieser auf spezifische Anforderungen eingeht. Diese subtilen menschlichen Faktoren bleiben eine Kompetenz menschlicher Berater. 

Sicherheit schaffen – Vertragsverhandlungen führen

KI hilft dabei, rechtliche Dokumente schnell auf mögliche Risiken zu überprüfen. Sie liefert Ihnen eine solide Basis, auf der menschliche Experten fundierte Vertragsverhandlungen führen können. 

Gleichzeitig ist jedoch klar, dass erfolgreiche Vertragsverhandlungen mehr als nur Faktenchecks erfordern. Verhandlungsgeschick, Einfühlungsvermögen und strategische menschliche Überlegungen können durch KI nicht ersetzt werden. 

Veränderungen vorbereiten – Projektvorbereitung und Change Management 

Administrative Aufgaben, wie Terminplanung oder Wissensmanagement, erledigt KI effizient und entlastet so Berater, die sich auf komplexere und strategische Aufgaben konzentrieren können. 

Dennoch zeigt sich besonders beim Change Management die klare Grenze der KI: Mitarbeiter bei Veränderungen zu begleiten, erfordert Empathie, Verständnis für Sorgen und Ängste sowie individuelle Betreuung. Hier bleibt menschliche Kompetenz essenziell. 

Fazit: Optimale Zusammenarbeit von Mensch und KI 

Unsere Reise durch den ERP-Auswahlprozess hat deutlich gemacht: KI kann Prozesse erheblich beschleunigen, vereinfachen und zuverlässiger machen – vor allem in klar strukturierten, datengetriebenen Bereichen. Zugleich zeigt sich, dass menschliche Kompetenzen und Erfahrungen weiterhin unverzichtbar bleiben, besonders wenn strategische Entscheidungen, soziale Interaktionen und individuelle Einschätzungen gefragt sind. 

Die ideale Lösung für eine erfolgreiche ERP-Auswahl liegt daher nicht in einem Entweder-Oder, sondern in einer cleveren Verbindung beider Welten: KI übernimmt die Routine und schafft Freiräume, während menschliche Berater den Prozess strategisch und empathisch lenken. Gemeinsam bilden Mensch und KI ein unschlagbares Team für die ERP-Auswahl der Zukunft.