Die erste Hürde ist genommen: Sie haben sich für ein neues ERP-System und einen passenden Anbieter in der Phase der ERP-Auswahl entschieden. Der Anbieter stellt Ihnen Entwickler und System Consultants zur Verfügung und gibt Ihnen im besten Fall eine Checkliste mit vorbereitenden Maßnahmen an die Hand. Doch wie geht es weiter? Sicher ist: Sie wollen mit der Implementierung starten, denn das System soll schnellst- und bestmöglich eingeführt werden und einen hohen Nutzen stiften.
Die meisten Unternehmen führen nicht allzu häufig ein neues ERP-System ein. Demzufolge ist die Unsicherheit zu Beginn recht groß. Durch detaillierte Projekt- und Budgetplanungen wird versucht dem entgegenzuwirken. Aber nicht nur zu viele Planungen gefährden das Projekt.
Einer der Hauptgründe für den Beginn eines ERP-Einführungsprojektes ist der Wunsch, die bestehenden Prozesse zu optimieren, zu verschlanken und alles mit einem neuen System einfacher werden zu lassen. Hierzu ist es allerdings notwendig die bestehenden Prozesse zu analysieren und Prozessabläufe neu zu denken. Das fällt vielen Unternehmen schwer.
Durch die eigene Brille werden Potenziale nicht immer erkannt. Der ERP-Implementierungspartner tut sich mit der Prozessberatung nicht immer einfach, da das Customizing und die Anpassung des Systems an den Kunden die lukrativere Variante ist. Die zu Projektbeginn ausgerufene Devise “wir bleiben im Standard” verwässert zunehmend.
Der ursprüngliche, auf dieser Planung aufgebaute, Projektplan ist nicht zu halten.
Durch die Digitalisierung und die damit einhergehende Einführung neuer IT-Systeme ändern sich Arbeitsabläufe und Verantwortlichkeiten. Die eingeführte Software soll die Prozesse verschlanken, optimieren und vereinfachen. Diese, je nach Prozess, teils großen Veränderungen rufen mitunter Ängste, Skepsis und Widerstand im Mitarbeiter hervor.
Viele Unternehmen unterschätzen wie wichtig es ist, Betroffene am Wandel zu beteiligen. Werden Widerstände gegen die neue Technologie zu spät erkannt kann dies den Erfolg des gesamten Projektes gefährden.
Typischerweise sind ERP-Einführungsprojekte immer noch sehr klassisch aufgebaut. In den ersten Monaten werden Workshops die aktuellen Prozesse besprochen, lange Konzepte zur Umsetzung geschrieben und Kostenschätzungen durchgeführt.
Bis die ersten richtigen Einrichtungsarbeiten am System beginnen, geht einige Zeit ins Land. Nach der Umsetzung der Konzepte geht es an das Einrichten und Testen. Schnell fällt hier den Unternehmen auf, dass die Erwartungen andere waren, Prozessschritte fehlen oder Fehler auftreten. Der Kreislauf beginnt von vorne.
Diese sehr starre Abarbeitung führt zu langen Schleifen und im schlimmsten Falle zu Projektverzögerungen. Die fehlende Abgrenzung des Projektes, zu viele parallele Baustellen, keine Freistellung von Mitarbeitenden und die fehlende Berücksichtigung von Datenmigrationen, Schulungen und Integrationstests führen ebenfalls zu Verzögerungen im Projektverlauf. Erhöhungen, des in der Regel zu knappen Budgets sind durch den Zeitverzug zu erwarten.
Glasholz begleitet Sie bei der schrittweisen Einführung Ihres ERP-Systems. In der Einführung verfolgen wir den Ansatz, dass die Key User Ihres Unternehmens aktiv in das Projekt mit eingebunden sind. Nur so kann über die gesamte Projektlaufzeit hinweg sichergestellt werden, dass nach Abschluss des Projektes das Know-how über das System im Unternehmen verbleibt und das System optimal genutzt wird. Durch gezielte Maßnahmen versuchen wir auch Skeptiker von dem Nutzen einer neuen Lösung zu überzeugen.
Am Anfang des Projektes steht die Definition des Projektauftrages. Wesentlicher Bestandteil ist die Zieldefinition, aber auch die konkrete Abgrenzung von was nicht Teil des Projektes ist. Wir verfolgen das Konzept des agilen Arbeitens. Das heißt, ihre Prozesse werden im Projektverlauf so früh wie möglich im ERP-System abgebildet . Lange Konzeptphasen gilt es zu vermeiden. Wir fangen mit einfachen Prozessen an und erhöhen Schritt für Schritt die Komplexität. Rückschritte, falsche Ansätze und das Überdenken von Ideen und Lösungsansätzen ist erlaubt und Teil der Lösung. Den Rahmen des Projektes bilden das Budget und der zur Verfügung stehende Zeitrahmen.
Zwischen diesen beiden Leitplanken versuchen wir uns zu optimieren und das Beste für ihr Unternehmen aus dem Projekt zu holen. Das Projektteam, bestehend aus ihren Mitarbeitern, Entwicklern des Anbieters und Prozessberatern ist für die Umsetzung der Aufgaben und definierten Ziele selbstständig verantwortlich, denn ihre Mitarbeiter kennen die Anforderungen am besten.
Um sicherzustellen, dass ihre aktuellen Prozesse nicht 1:1 abgebildet werden, begleiten wir sie eng in diesem Prozess. Durch gezielte Moderation von Planungsmeetings und der gemeinsamen Priorisierung von Anforderungen stellen wir sicher, dass die in der Phase der ERP-Auswahl erhobenen Potenziale auch realisiert werden. Glasholz steht als Berater und Begleiter während des gesamten Projektes für die Besprechung von projektspezifischen Problemstellungen zur Verfügung, gibt Ratschläge, erstellt Lösungsvorschläge und berät bei Entscheidungen. Bei Unstimmigkeiten zwischen Anbieter und ihnen unterstützen wir sie bei der Kommunikation und Lösungsfindung.
Konkret helfen wir Ihnen bei folgenden Fragen und Problemstellungen:
