5 Mythen zum Thema ERP Auswahl

Wenn es um das Thema Softwareauswahl geht, schwenkt der Blick schnell Richtung IT Abteilung. Insbesondere bei Unternehmen wo bisher eine selbstentwickelte Lösung im Einsatz war, liegt auch einiges Wissen Softwarelogiken und Datenstrukturen in dieser Abteilung. Die IT Abteilung hat aber in der Regel keinen detaillierten Einblick in die tatsächlichen Arbeitsprozesse der Fachabteilungen und der übergreifenden Prozesse. Aber genau dieses Wissen ist notwendig um Anforderungen an eine neue ERP-Lösung zu formulieren und auch eigene Geschäftsprozesse kritisch zu hinterfragen. Die Anwender arbeiten tagtäglich mit der Software und sollten daher auch die Anforderungen an diese stellen und eine aktive Rolle im ERP-Auswahlprojekt haben. Bezieht man zukünftige Nutzer nicht mit ein, kann dies zu Frust führen. Es entsteht das Gefühl eine Lösung “vorgesetzt zu bekommen”.

Trotz allem ist die IT-Abteilung stark in die ERP-Einführung involviert. Sie ist für den Projekterfolg sogar unverzichtbar, denn ein ERP-System ist immer noch ein digitales Produkt. Die Fachabteilungen wissen meist nicht, wie ihre Prozesse ERP-seitig genau umgesetzt sind. Die Technik hinter der ERP-Software ist ihnen fremd. Dieses Verständnis aufzubauen ist Aufgabe der IT-Abteilung. Daher sollte von Anfang an, auch schon in der ERP-Auswahl, ein Mitglied der IT-Abteilung von Beginn an beteiligt sein (wenn auch nicht unbedingt in der Rolle der Projektleitung). Je mehr die IT über die Abläufe der restlichen Organisation weiß, desto leichter fällt es ihr, Prozessänderungen später technisch umzusetzen oder Fehler zu analysieren.

Leider ist dem nicht so. Wir haben schon mit Unternehmen gesprochen, die zu uns kamen nachdem sie bereits 10 Anbieter zu sich eingeladen hatten und immer noch keine Entscheidung getroffen haben. Warum ist das so? Lädt man einen Anbieter zu einer Präsentation ein, wird einem in der Regel eine Standardpräsentation gezeigt. Schaut man sich dann einige Tage später die nächste Präsentation an, ist diese natürlich nicht vergleichbar. Die Unsicherheit wächst und so geht es immer weiter. Spätestens nach der dritten oder vierten Präsentation weiß man nicht mehr, was eigentlich in der ersten Präsentation positiv / negativ war. Daher plädieren wir dafür, sich maximal vier Systeme in einem relativ kurzen Zeitraum anzuschauen. Zudem sollte jede Präsentation identisch ablaufen, sodass auch die Möglichkeit einer Vergleichbarkeit entsteht. Am besten gelingt das in Form von Szenarien, also vorgeschriebenen Prozessen die im System gezeigt werden sollen. Wie kommt man zu den vier Systemen? Indem man im Vorfeld nicht geeignete Anbieter aussortiert. Hierzu empfiehlt es sich, einen Anforderungskatalog aufzustellen (Achtung: Beschränkung auf wesentliche geschäftskritische Funktionen) und mit potenziellen Anbietern darüber zu sprechen. Auch sollte man sich im Vorfeld Gedanken machen, was einem an einem ERP-Anbieter noch wichtig ist. Das kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Dem einen ist es wichtig das die Software beim Anbieter gehostet werden kann, andere möchten nicht mieten oder kaufen und wieder andere möchten einen lokalen Partner. Über die Besprechung der Anforderungen und die eigenen individuellen Entscheidungskriterien, kann die Anzahl der infrage kommenden Anbieter suksessive reduziert werden. Zur Anbieterpräsentation werden dann nur die 3-4 Favoriten eingeladen. Stellt sich dann heraus, dass es nicht passt, können weitere Präsentationen geplant werden.

Die zentrale Aufgabe eines Lasten- und Pflichtenhefts ist die Dokumentation und der damit verbundene Anspruch auf vollständige Erfüllung der verhandelten Inhalte. Somit sichern sich sowohl Kunde als auch ERP-Anbieter im angegebenen Leistungsumfang ab. Daher ist der sicherlich größte Vorteil von Lasten- und Pflichtenheften, dass die Ziele und der Umfang des Projekts klar definiert werden. Ein Lasten- bzw. Pflichtenheft gewährleistet Planungssicherheit sowohl beim Auftraggeber als auch beim Auftragnehmer und gibt dem Auftragnehmer die Möglichkeit die Einführungskosten einer Software valide zu kalkulieren und spiegelt die Vorstellungen des Auftraggebers über den erwarteten Softwareumfang wider.

Im Gegenzug schränkt dieser Leistungsumfang jedoch auch ein. Wir wollen das mit einem kurzen Beispiel erläutern: Unsere Kunden haben häufig Geschäftsprozesse, die seit Jahren im Unternehmen etabliert sind und einer Effizienzsteigerung bedürfen. Die Erarbeitung neuer Prozesse ist eine Kombination aus der Nutzung von ERP-Standardfunktionen und der Etablierung neuer interner Abläufe. Wurden jedoch bereits vor dem ERP-Einführungsprozess Lasten und Pflichten festgehalten, entsteht nun die Herausforderung, Anpassungen am Lastenhefts vorzunehmen. Eine flexible Lösungsfindung im Projekt ist somit möglich, aber mit viel Aufwand verbunden. Daher sollte der Kunde idealerweise von Beginn an sicherstellen, den kompletten, bis ins Detail beschriebenen Leistungsumfang zu kennen und zu formulieren. Was zunächst einfach scheint, stellt sich dann als schwierig heraus. Denn ob ein Prozess für ein Unternehmen und die Mitarbeiter mit dem neuen ERP-System gut funktioniert, weiß man aus unserer Erfahrung erst wenn man es tatsächlich einmal ausprobiert hat.