ERP-Auswahl Success Story 

Das Unternehmen hat aktuell das ERP-System ‘SAP Business One‘ im Einsatz, welches jedoch von den Mitarbeitern wegen des überfrachteten Designs nicht genutzt wird. In wesentlichen Punkten, wie dem Einlesen der Artikeldaten aus Herstellerkatalogen über eine Datanorm-Schnittstelle, zeigt das aktuelle ERP-System funktionale Schwächen. Aus diesem Grund und aufgrund des Firmenwachstums wegen der erhöhten Nachfrage nach regenerativen Energiesystemen und Smart Home Solutions in der jüngsten Zeit, sucht das Unternehmen nach einer alternativen ERP-Lösung. 

Mit dem neuen ERP-System werden verschiedene Ziele verfolgt. So sollen alle Prozesse digital verarbeitet werden, sodass die Mitarbeitenden Zugriff auf die aktuellen Daten erhalten. Zudem ist eine durchgängige Sicherung der Kundendaten sowie ein papierloser Auftragsdurchlauf gewünscht. Ebenso soll auf eine konsistente Lagerhaltung umgestellt werden. Für die aktuell manuell durchgeführte Auftragseinplanung sollen zukünftig automatisierte Prozesse ablaufen. Für die im Außendienst beschäftigten Monteure und Servicetechniker sollen die Funktionen des ERP-Systems als mobile Anwendung nutzbar sein. 

Insgesamt will sich das Unternehmen digitalisieren, den Administrationsaufwand minimieren, den 360-Grad Blick auf den Kunden verbessern und das Potenzial zum Aufdecken neuer Geschäftsfelder nutzen.  

Für die Implementierung des neuen ERP-Systems sucht das Unternehmen nach einer integrierten Drittlösungen und gleichzeitig nach einem System mit Zukunftsperspektive, sprich eine moderne Systemtechnologie mit Hosting in Deutschland. Der Anbieter sollte ausreichend Ressourcen für die Projektumsetzung vorhalten können und Erfahrungen im DMS, CRM und Mobile-Bereich haben. Branchenerfahrung ist von Vorteil. 

Das Unternehmen beauftragt die Glasholz GmbH mit der strukturierten ERP-System Auswahl. Mit der Glasholz GmbH hat das Unternehmen einen Anbieterneutralen Partner an seiner Seite, der sich auf die Auswahl und Einführung von CRM- und ERP-Systemen spezialisiert hat. Über ein halbes Jahr begleitet Glasholz das Unternehmen bei der Suche und Auswahl nach der passenden ERP-Branchenlösung sowie einem Anbieter, der die Implementierung mit betreut.  

Glasholz führt für das bessere Verständnis und die Ableitung der Anforderungen an ein neues ERP-System zuerst eine IST-Prozess Analyse im Unternehmen durch, deren Ergebnisse für die Suche und Auswahl einer passenden Lösung genutzt wird.  

Anschließend verfasst Glasholz basierend auf den gesammelten Anforderungen einen Anforderungskatalog und sendet diesen an die durch die Marktrecherche identifizierten 10 passenden Anbieter zu.

6 Anbieter sind bereit den Katalog auszufüllen und mit ihren Angaben zum ERP-System zu punkten. Nach einer kurzen Abstimmung mit dem Unternehmen, welche der Anbieter auf die Short-List dürfen, werden schließlich 4 Anbieter eingeladen ihre ERP-Lösung in einer Anbieterpräsentation vorzustellen.  

Anhand von vorgegebenen Szenarien präsentieren die Anbieter vor dem Unternehmen ihre Lösung. Bei der Auswahl der Anbieter sind 2 wesentliche Merkmale entscheidend: der Fokus auf die Branche und der Einsatz von innovativen Field Service Apps. 2 ERP-Anbieter überzeugen das Unternehmen mit ihren Lösungen in den Anbieterpräsentationen.  

Um das Risiko einer Fehlentscheidung zu minimieren, wird durch Glasholz eine vergleichbare Kostenkalkulation der ausgewählten Anbieter vorgenommen und zur Diskussion gestellt. Kostentechnisch gibt es über den Nutzungszeitraum von 10 Jahren keine großen Unterschiede zwischen beiden Anbietern. Parallel zum Kostenvergleich finden strukturierte Referenzkundengespräche und -besuche bei Kunden der ausgewählten Anbieter zusammen mit dem Unternehmen statt. Ziel der Referenzkundengespräche ist es eine Vergleichbarkeit zu den unternehmerischen Anforderungen zwischen dem Unternehmen und dem Referenzkunden herzustellen, um beurteilen zu können, ob die vorgeschlagene ERP-Lösung für den Einsatz passend ist und um sich über die Durchführung der Implementierung zu informieren.  

Auf Basis dieser zusätzlichen Informationen trifft das Unternehmen eine vorläufige Entscheidung, mit welchem Anbieter die Detailworkshops geplant werden. Der Detailworkshop verfolgt mehrere Ziele. Einerseits kann der Anbieter die genaue Einschätzung der Bedarfe auf Kundenseite aufnehmen, kann gemeinsam mit dem Unternehmen Soll-Prozesse im neuen ERP-System erarbeiten und den Projektumfang abstimmen. Dies dient als Grundlage ein Angebot für die Einführung des ERP-Systems abgeben zu können, was sowohl die Lizenz- als auch die Projektkosten umfasst. Das Unternehmen erhält durch die enge Zusammenarbeit innerhalb der Workshoptage mit Teilen des Projektteams bereits einen Einblick in die Arbeitsweise des Anbieters. Zum wird durch die intensive Zusammenarbeit das Investitionsrisiko minimiert.  

Der zwei-tägige Detailworkshop zusammen mit dem ausgewählten Anbieter gibt in Bezug auf die Bereiche Vertrieb und Angebotskalkulation, Einkauf- und Finanzwesen, Auftragsabwicklung, Service sowie für die mobile Anwendung im Offshore Service große Klarheit. Die Besprechung der nächsten Schritte und der groben Projektplanung sind ebenfalls Teil des Workshops.  

Basierend auf den besprochenen Projektdetails erstellt der Anbieter ein konkretes Lizenz- und Projektangebot, welches zusammen mit dem Unternehmen und Glasholz besprochen und finalisiert wird.  

Das Unternehmen hat sich für einen Anbieter mit einer cloudbasierten Lösung entschieden. Anbieter und System überzeugen durch ihre Branchenfokussierung und den Kontakt auf Augenhöhe.