Erschienen am:

Lesezeit: 4 Minuten

Die richtige ERP-Auswahl als Strategiebasis

Ein effizientes Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist für die Automatisierung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen unerlässlich. Bei der Auswahl eines ERP-Systems Ein effizientes Enterprise Resource Planning (ERP)-System ist für die Automatisierung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen unerlässlich. Bei der Auswahl eines ERP-Systems ist es jedoch wichtig, einen systematischen und fundierten Auswahlprozess durchzuführen, um sicherzustellen, dass das gewählte System den Anforderungen und Zielen des Unternehmens entspricht. Christian Glaschke erläutert in unserem YouTube Video "Wie gestalte ich meinen ERP System Auswahlprozess?" welche Schritte erforderlich sind.

Definition der Ziele und Anforderungen

Der Erste und auch einer der wichtigsten Schritte bei einem ERP - Auswahlprozess ist die Definition der Ziele und Anforderungen. Dabei sollte das Unternehmen klare Erwartungen an das ERP-System formulieren, die wesentlichen kritischen Anforderungen an das System festlegen und festlegen, welche Systeme im Rahmen der Neuauswahl ersetzt werden sollen. Wichtig in der Auswahlphase ist die Konzentration auf die wesentlichen Anforderungen anhand derer eine Entscheidung für ein System getroffen werden kann. Anforderungskataloge mit 1000 Zeilen Inhalt oder dicke Lastenhefte helfen hier nicht weiter. Schon in dieser frühen Phase sollte ein Projektbudget aufgestellt werden. Für die Kostenkalkulation können Richtwerte herangezogen werden.

Viele Auswahlprojekte scheitern an unklaren Zielen, nicht priorisierten Anforderungen und unklaren Budgetvorstellungen.

Aufstellung von geeigneten Entscheidungskriterien

Um potenzielle ERP-Systeme bewerten zu können, müssen Entscheidungskriterien festgelegt werden. Es ist sinnvoll, diese Kriterien gemeinsam in einem Workshop mit allen Entscheidungsträgern festzulegen und anschließend auch transparent zu machen. Die Entscheidungskriterien sollten natürlich Aspekte des Systems umfassen, einschließlich Funktionalität, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Flexibilität und Integrationsfähigkeit. Aber auch weitere Kriterien wie die Leistungsfähigkeit des Anbieters, Branchenkenntnis oder subjekte Faktoren wie bspw. gemeinsame Sprache oder Augenhöhe können hier mit einfließen.

Durchführung einer umfassenden Marktrecherche

Nach Festlegung Anforderungen sowie der Entscheidungskriterien sollte eine umfassende Marktrecherche durchgeführt werden, um verfügbare ERP-Systeme zu identifizieren, die den Zielen und Anforderungen entsprechen. Zusätzlich ist es vorteilhaft bei der Recherche die Erfahrungen mit der jeweiligen Branche mit einzubeziehen. Die Unternehmen sollten kontaktiert werden und die wichtigsten Anforderungen erhalten, damit sie diese mit dem Kunden besprechen und die Umsetzbarkeit bewerten können. Dabei geht es um die Funktionen welche das System bereits erfüllt und welche entwickelt werden müssen. Eine detaillierte Analyse der vorhandenen Systeme sollte durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Unternehmens erfüllen und in der Lage sind, die Geschäftsprozesse effizient zu unterstützen.

Unternehmens zu erfüllen. Eine detaillierte Analyse der vorhandenen Systeme sollte durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen des Unternehmens erfüllen und in der Lage sind, die Geschäftsprozesse effizient zu unterstützen. 

Präsentation der Systeme

Potenzielle ERP-Systeme (nicht mehr als 4) sollten den Entscheidungsträgern aber auch einer Auswahl an zukünftigen Nutzern vorgestellt werden. Dabei sollte jeder Anbieter ein gleiches Set an vorgegebenen Prozessen mit unternehmenseigenen Beispieldaten präsentieren, um ein vollständiges Bild zu gewährleisten. Es ist wichtig, das die Präsentationen zum einen zeitlich nah beieinander stattfinden und das der Teilnehmerkreis über alle Veranstaltungen hinweg möglichst gleich bleibt. Ob Entscheidungsträger anwesend sind oder nicht, muss jedes Unternehmen individuell für sich entscheiden. Wird eine finale Entscheidung bspw. durch eine Gesellschafter getroffen, muss dieser nicht an den Präsentationen teilnehmen.

Bewertung und Entscheidung

Nach der Präsentation der Systeme sollte ein erstes Zwischenfazit durchgeführt werden. Durch eine Anbieterpräsentation erhält man nur einen ersten Eindruck. Im Rahmen des Workshops werden im Detail die Geschäftsprozesse besprochen, Gestaltungs- und Optimierungsmöglichkeiten erarbeitet und der Anbieter bekommt ein besseres Bild davon, in welchen Bereichen Anforderungslücken bestehen. Der Umfang der Detailworkshops ist individuell je Projekt festzulegen. Nach einem Detailworkshop ist der Anbieter in der Lage ein Angebot für das geplante Projekt abzugeben. Besteht weiterhin Unsicherheit, kann mit einem weiteren Anbieter ein Detailworkshop durchgeführt werden oder alternativ ein Prototyp beauftragt werden.

Einführung und Systemvorbereitung

Nach der Auswahl des ERP-Systems ist es wichtig, die Einführung und Vorbereitung des Systems sorgfältig zu planen. Zu diesem Zweck sollte ein Projektteam gebildet werden, das für die Implementierung verantwortlich ist. Es ist wichtig, die Mitarbeiter auf die Einführung des neuen Systems vorzubereiten, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Schulungen und Unterstützung sollten angeboten werden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das System effektiv nutzen können. https://glasholz.de/leistungen/erp-ausbildung/erp-key-user/

Fazit

Ein erfolgreicher Auswahlprozess für ein ERP-System ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das gewählte System alle Anforderungen erfüllt und das Unternehmen dabei unterstützt, effizienter zu arbeiten. Ein systematischer und fundierter Ansatz ist dabei von großer Bedeutung. Durch die sorgfältige Berücksichtigung der oben genannten Schritte können Unternehmen sicherstellen, dass sie das richtige ERP-System auswählen, das ihren Anforderungen entspricht und ihnen hilft, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten.