Was nach der ERP-Auswahl wirklich wichtig wird

Die ERP Auswahl gilt für viele Unternehmen als der entscheidende Meilenstein. Nach Wochen voller Workshops und Abstimmungen fühlt sich die Entscheidung wie ein Abschluss an. Die Wahrheit ist, jetzt geht es eigentlich erst richtig los. Die Übergangsphase von der ERP-Auswahlentscheidung zum Kick-off ist eine entscheidene Phase, die oft vergessen wird. Genau darüber hat Corinna Friebel-Fohrholz im ERP Inside Podcast der FH Kufstein gesprochen.

Nach der ERP-Auswahl: Warum dieser Moment entscheidend ist

Unternehmen atmen nach der Auswahl verständlicherweise erst einmal auf. Doch wer den Übergang nicht sauber gestaltet, verliert wertvolle Zeit. Zwischen der Auswahl und dem Projektstart entstehen oft Lücken: Die Auswahlberatung ist fertig, der Anbieter noch nicht eingebunden, interne Rollen nicht geklärt. Damit die ERP-Einführung stabil startet, braucht es einen bewussten Übergang. Und dieser beginnt nicht beim System, sondern bei der Organisation. Die Auswahl eines ERP-Systems ist eine Managemententscheidung. Ebenso die Einführung. Trotzdem wird dieser Teil in vielen Unternehmen zu stark der IT zugeschoben. Das führt schnell zu Reibungsverlusten, weil ein ERP-System nicht nur Software abbildet, sondern Prozesse, Verantwortlichkeiten und Arbeitsweisen. Die Verantwortung liegt im Business. Die IT begleitet, stellt Expertise bereit und sichert technische Voraussetzungen. Die Fachbereiche gestalten das Projekt.

Entscheidend für die Akzeptanz: Kommunikation

Spätestens nach der Entscheidung müssen alle relevanten Mitarbeiter wissen, dass ein Veränderungsprozess beginnt. Welche Art der Kommunikation geeignet ist, hängt von der Unternehmenskultur ab. Manche Unternehmen setzen auf Town-Hall-Formate, andere auf eine sachliche Information der Geschäftsführung. Wichtig ist nicht das Format, sondern der Effekt: Mitarbeiter sollen verstehen, warum das System ausgewählt wurde, was sich verändert und wie sie beteiligt werden. Besonders Bereiche wie Produktion, Lager oder Filialteams werden häufig übersehen, obwohl sie später stark betroffen sind. Eine klare, ehrliche Kommunikation schafft Akzeptanz und verhindert unnötige Unsicherheiten.

Key User: Die wichtigste Rolle nach der ERP-Auswahl

Key User sind die Brücke zwischen Fachbereichen, IT und Anbieter. Trotzdem werden sie häufig zu spät eingebunden oder ohne Vorbereitung in das Projekt „geschoben“. Ein guter Key User bringt fachliche Expertise mit, aber vor allem: Interesse an Prozessen, Kommunikationsfähigkeit und Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen. Wichtiger als ein Rollenpapier ist ein gemeinsames Verständnis darüber, was diese Rolle bedeutet. Wer entscheidet was? Wie werden Anforderungen formuliert? Wie läuft Testarbeit ab? Welche Verantwortung hat die Führungskraft? Welche der Anbieter? Diese Rollenklärung vermeidet Frustration und schafft Orientierung bevor das Projekt startet.

Was Unternehmen nach der ERP Auswahl bereits vorbereiten können

Viele Unternehmen fragen, was sie vor Projektstart tun können, damit die Einführung später reibungsloser läuft. Es braucht keine großen Vorarbeiten, aber ein paar Punkte haben spürbaren Effekt:

• Datenbestände prüfen und alte oder doppelte Datensätze bereinigen
• interne Prozessunterschiede sichtbar machen und erste Harmonisierungsschritte gehen
• Dokumentationen zu angebundenen Systemen zusammenstellen
• externe Dienstleister informieren, dass ein ERP-Projekt kommt

Diese Punkte sind pragmatisch, ohne ins Detail zu gehen. Gleichzeitig erleichtern sie späteren Projektteams die Arbeit erheblich.

Zeitplanung realistisch angehen

Ein typischer Fehler: Das Go-live-Datum steht schon fest, bevor die Einführung überhaupt geplant wurde. Unternehmen planen dann rückwärts – und stoßen schnell an interne Grenzen. Besser ist ein Ansatz mit realistischen Rahmenbedingungen:

• Wann kann der Anbieter starten?
• Wann stehen interne Ressourcen tatsächlich bereit?
• Wie viele Bereiche sind betroffen?
• Welche Schnittstellen sind notwendig?

Ein wichtiger Punkt, der oft unterschätzt wird: Der interne Aufwand übersteigt den externen Aufwand deutlich. Eine einfache, aber realistische Faustregel lautet: externer Beratungsaufwand x 3 = interner Aufwand.

Ein professioneller Kick-off setzt den Ton für das gesamte Projekt

Der Kick-off ist kein Formaltermin, sondern der Moment, in dem ein Unternehmen sichtbar in die ERP-Einführung startet. Häufig wird er unterschätzt. Entweder findet er gar nicht statt oder der Anbieter wird nicht eingebunden. Ein guter Kick-off schafft Orientierung:

• Wer ist im Projekt?
• Wie gehen wir vor?
• Welche Verantwortlichkeiten gelten?
• Welche Erwartungen gibt es?

Und er zeigt allen Beteiligten: Jetzt beginnt die Phase, in der aus einer Auswahl ein echtes Projekt wird.

Fazit: Die ERP-Auswahl ist nur der Anfang

Eine ERP Auswahl ist wichtig – aber sie entscheidet noch nicht über den Projekterfolg. Der entscheidende Teil beginnt danach: Klarheit schaffen, Strukturen festlegen, Menschen mitnehmen und Verantwortung definieren. Wer diesen Übergang bewusst gestaltet, startet stabiler, sicherer und mit deutlich weniger Reibungsverlusten in die Einführung.

Hier könnt ihr die Podcastfolge im Ganzen bei Spotify anhören.