Wie erkenne ich, ob unser aktuelles ERP-System noch ausreicht?

Ein ERP-System ist im Durchschnitt rund zehn Jahre im Einsatz (1). Das klingt erstmal nach einer langen Zeit. Wenn aber eine ERP-Auswahl oder Einführung ca. 1-2 Jahre dauert, dann hört sich das schon anders an. Ob nun nach 5, 10 oder 15 Jahren, viele Unternehmen fragen sich irgendwann: Reicht unser aktuelles System noch – oder ist es Zeit für eine ERP-Auswahl? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist, die Ursachen für Unzufriedenheit, Einschränkungen oder neue Anforderungen genau zu prüfen. Denn nicht jede Herausforderung bedeutet automatisch, dass ein neues ERP-System eingeführt werden muss.

Viele Probleme, die auf das ERP-System bezogen werden, haben ihre Ursprung nicht im System selbst, sondern liegen in der Organisation. Häufig fehlt es an eine sauberen Datenbasis im System oder einer konsequenten Nutzung. Prozesse laufen außerhalb des Systems, Mitarbeitende greifen auf Excel oder manuelle Workarounds zurück. Die Gründe dafür können sein: das System wurde nie vollständig eingeführt oder neue Mitarbeitende nachgeschult. Fehlende Systemkenntnisse führen dazu, dass vorhandene Funktionen nicht genutzt werden. Geänderte Anforderungen sind nicht mit dem Anbieter besprochen worden. Oder noch schlimmer, Systemupdates die vielleicht fehlende Funktionen mitbringen, wurden nicht gemacht.

In solchen Fällen bringt eine neue ERP Auswahl kaum Vorteile – zumindest nicht dauerhaft. Vermutlich werden die gleichen Fehler bei der nächsten Einführung wieder gemacht. Ein erster Lösungsansatz in solchen Fällen: Gespräch mit dem Anbieter suchen und prüfen ob gezielte Schulungen oder kleinere Anpassungen ausreichen, um die Probleme zu beheben. Sollte das nicht der Fall sein, kann der Start eines ERP-Auswahlprojektes eine Lösung sein.

Technische Grenzen und veraltete Systeme

Eine ERP-Auswahl ist natürlich unvermeidbar, wenn das aktuelle System nicht mehr gepflegt wird oder auf veralteter Technologie basiert. Wenn Schnittstellen nicht mehr funktionieren, andere Systeme nicht integriert werden können oder die Systemperformance massiv leidet, sind die technischen Grundlagen nicht mehr tragfähig. Auch der Versuch, versäumte Updates nachzuholen, kann sich als zu aufwendig erweisen. Das gilt insbesondere dann, wenn sich die Produktstrategie des Anbieters geändert hat oder eine Migration fast einer Neueinführung entspricht. Wird das eigene System vom Anbieter nicht mehr weiterentwickelt oder aktiv vom Markt genommen, entsteht Handlungsdruck. Auch bei Übernahmen durch andere Anbieter ändern sich häufig Produktlinien oder Supportmodelle.

In solchen Fällen ist ein ERP-Auswahlprojekt sinnvoll. Wenn die bisherige Lösung bisher funktional passend war, weiterentwickelt wird und die Mitarbeiter zufrieden, lohnt es sich den bisherigen Anbieter mit der neuen Systemversion mit in die ERP-Auswahl aufzunehmen.

Neue Anforderungen und veränderte Organisation

Unternehmen entwickeln sich durch Wachstum, neue Standorte, andere Produkte oder geänderte Strategien weiter. Was vor fünf Jahren vielleicht noch gepasst hat, kann heute unzureichend sein. Wenn das ERP-System diesen Veränderungen nicht mehr gerecht wird, sind Reibungsverluste im Tagesgeschäft vorprogrammiert.

Hier hilft eine klare Analyse: Welche Anforderungen haben sich konkret verändert? Und lassen sich diese noch mit dem bestehenden System abbilden? Erst wenn diese Fragen negativ beantwortet werden müssen, sollte die ERP-Auswahl gestartet werden.

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist aufwendig und sollte gut vorbereitet sein. Deshalb gilt: Erst die Ursachen prüfen – dann entscheiden. Wer frühzeitig erkennt, dass die Probleme nicht technischer, sondern organisatorischer Natur sind, kann mit wenig Aufwand viel erreichen. Und wer feststellt, dass das bestehende System technisch oder strategisch nicht mehr tragfähig ist, kann mit einer fundierten ERP Auswahl die richtigen Weichen stellen.

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Quellen:

(1) Gronau, Norbert (2016): Handbuch der ERP-Auswahl. 2. Auflage. Berlin: GITO-Verlag.