ERP-Auswahl: klare Entscheidungswege sind ein Erfolgsfaktor

In ERP-Auswahlprojekten kommt eine Frage früher oder später immer auf den Tisch: Wer entscheidet hier eigentlich?
Viele Geschäftsführer sagen am Anfang „Wir entscheiden gemeinsam“. Klingt gut – bis die Nachfrage kommt: „Haben dann alle im Projektteam das gleiche Stimmrecht?“ Die Antwort lautet oft: „Nein, so war das nicht gemeint. Ich höre mir die Meinung an, aber die Entscheidung treffe ich.“

Diese Situation ist kein Einzelfall. Das Problem liegt selten im fehlenden Willen zur Offenheit, sondern in der fehlenden Präzision. An dieser Stelle wird deutlich, wie unterschiedlich das Wort „gemeinsam“ ausgelegt wird. Und genau diese Unschärfe verzögert ERP-Auswahlprojekte, verteuert sie und sorgt für Irritation.

ERP-Auswahl scheitert häufig an Timing und Entscheidungslogik

Die eigentlichen Entscheidungsträger sind meist bekannt: Geschäftsführung, Gesellschafter, Aufsichtsrat.
Die Herausforderung taucht anderswo auf: Wann treffen diese Gremien Entscheidungen – und ist das Projektteam bis dahin lieferfähig? Typische Situationen sind: Ein Gremium tagt gerade nicht, die Entscheidung wird kurzfristig benötigt oder die Kriterien verändern sich kurz vor dem Termin. Solche Verschiebungen führen zu Hektik. Und sie sind normal. Deshalb muss man sie im ERP-Auswahlprozess aktiv einkalkulieren. Dass Volatilität nicht planbar ist, heißt nicht, dass man unvorbereitet sein muss.

Viele glauben, inhabergeführte Unternehmen hätten eine klare und einfache Entscheidungsstruktur. Das stimmt aber nur manchmal. Ein einzelner Inhaber kann fordernder sein als ein komplettes Gremium. Umgekehrt gibt es Konzerne, die Prozesse erstaunlich unkompliziert freigeben. Das zeigt: Entscheidungsstrukturen erkennt man erst, wenn man sie explizit bespricht. Und genau hier liegt eine unterschätzte Ursache für sich verzögernde ERP-Auswahl- und Einführungsprojekte. Studien zeigen, dass 55 % bis 75 % aller ERP-Projekte an organisation­sbezogenen Faktoren scheitern (Panorama Consulting). Unklare Verantwortungen und Entscheidungswege gehören zu den Haupttreibern.

Warum frühe Klärung entscheidend ist

Die ersten Wochen eines ERP-Auswahlprojekts sind dazu da, Erwartungen zu klären und Verantwortlichkeiten festzuhalten.
Das wirkt banal, wird aber in vielen Projekten übersprungen. Der Zugang zu Gesellschaftern oder Beiräten ist nicht immer gegeben. Oft läuft es über die Geschäftsführung. Dann ist entscheidend, wie gut interne Dynamiken eingeschätzt und weitergegeben werden. Gut belegbar ist: Frühzeitige und strukturierte Stakeholder-Einbindung erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projekts um bis zu 50 %.

Entscheidungen sind selten schwarz oder weiß. Zwischen „Team entscheidet“ und „Chef entscheidet“ kann ein breites Spektrum liegen. Mit der Methodik des Entscheidungspokers kann man diese Abstufungen sichtbar machen und in die Diskussion gehen.
Ein typisches Beispiel aus ERP-Auswahlprojekten: Die Geschäftsführung sagt: „Das Projektteam entscheidet gemeinsam.“ aber die die Gesellschafter sagen: „Wir entscheiden. Das Team berät uns vorher.“. Beides sind legitime Modelle – aber komplett unterschiedliche Entscheidungswege. Mit dem Entscheidungspoker lassen sich solche Differenzen früh erkennen und bereinigen.

Die Klärung funktioniert oft auch über ein einfaches Gegenbeispiel: „Gleiches Stimmrecht für alle?“ – „Nein.“ Sehr gut, dann wissen jetzt alle wie es nicht abläuft.

Entscheidungskriterien sind leider nicht stabil. Sie ändern sich im Laufe eines ERP-Auswahlprojektes abhängig von Prioritäten, neuen Informationen oder strategischen Überlegungen. Deshalb ist saubere Dokumentation ein zentraler Erfolgsfaktor in der ERP-Auswahl.

Was passiert, wenn man es nicht klärt

Diese Erkenntnis stammt aus zahlreichen Projekten in der Beratungspraxis bei Glasholz. Fehlt die Klarheit am Anfang, merkt man es später. Ein typisches Beispiel ist, am Anfang des Projektes sagt der Inhaber, wir entscheiden das gemeinsam. Am Ende trifft er die Entscheidung in seinem Führungskreis. Was bedeutet das für die Key User die intensiv in der Auswahlphase mitgewirkt haben und ihre Meinung / Einschätzung aufgearbeitet haben? Unzufriedenheit, die sich aber selten sofort äußert.

Sie kommt eher subtil, versteckt in der Einführung. Beispielweise kleinen Spitzen dass das andere System die Funktion ja hatte oder Skepsis gegenüber dem Beraterteam des gewählten Anbieter. Das verzögert nicht zwingend das Projekt, erzeugt aber unnötige Reibung. Klarheit in der Entscheidungsstruktur beschleunigt die ERP-Auswahl aber nachweislich.

Fazit

Zusammenfassend kann festgelegt werden, zwei Punkte sind zu Beginn des ERP-Auswahlprojektes unverzichtbar:

1. Wer trifft die Entscheidung?
2. Nach welchen Kriterien wird entschieden?

Das Spektrum reicht vom Einzelinhaber bis zu mehrstufigen Gremien mit festen Zyklen. Wichtig ist nur, dass die Entscheidungswege verbindlich und realistisch planbar sind. Nichts ist hinderlicher als ein fertiger Auswahlprozess, der nicht abgeschlossen werden kann, weil ein Beirat erst in acht Wochen tagt. Oder Key User, die glauben, sie seien Teil der finalen Entscheidung und es am Ende nicht sind.

Entscheidungsprozesse sind nicht vollständig vorhersehbar. Aber man kann Klarheit schaffen über die Frage: Wer entscheidet wie? Diese Klarheit macht den ERP-Auswahlprozess effizienter, reduziert Reibung und belastet Teams weniger. Sie führt nicht automatisch zu einem perfekten Projekt, aber zu einem deutlich stabileren Start.

Quellen:

Panorama Consulting Group, 2023 ERP Report und 2024 ERP Report